Politique de protection des données personnelles

Politique de confidentialité des données à caractère personnel

1. Introduction

Le fournisseur de solution développe des solutions logicielles qui interconnectent des véhicules, des objets et des personnes. Les solutions offertes par Le fournisseur de solution permettent d’optimiser les activités distantes et mobiles des entreprises.

Afin de vous fournir ses services, Le fournisseur de solution a besoin de collecter des données à caractère personnel. Lors de la collecte et du traitement de ces données à caractère personnel, nous gardons parfaitement à l'esprit l'importance que vous accordez à la confidentialité de ces données.

Dans le cadre de ses activités et des services qu’elle délivre, Le fournisseur de solution traite, entre autres, les données à caractère personnel de ses clients, des clients de ses intégrateurs, des employés de ces clients et de tout utilisateur de ses solutions ou ses applications. Le fournisseur de solution agit soit en qualité de « responsable de traitement » soit en qualité de « sous-traitant » de traitement.

À ce titre, Le fournisseur de solution s'efforce de se conformer à la législation en vigueur en matière de protection des données, notamment, au Règlement général européen sur la protection des données 2016/679 (le « règlement » ou « RGPD ») et aux lois nationales en vigueur implémentant la Directive 95/46 de l'UE sur le traitement des données à caractère personnel ou venant compléter le RGPD.

Cette Politique de protection des données à caractère personnel vise à expliquer comment nous collectons, stockons, utilisons et divulguons vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez nos services, notre site Web, nos applications (mobiles ou non) ou lorsque vous interagissez avec nous. Cette Politique de protection des données à caractère personnel décrit également vos droits et explique comment vous pouvez les exercer.

Veuillez lire attentivement cette Politique de protection des données à caractère personnel, afin que le traitement de vos données à caractère personnel soit le plus transparent possible. Veuillez également vous assurer que vos clients, vos employés et les utilisateurs de nos services aient bien connaissance du fait que leurs données à caractère personnel sont traitées par Le fournisseur de solution et que leur consentement à ce traitement de leurs données, décrit dans cette Politique de protection des données à caractère personnel, est obtenu.

A. Traitements pour lesquels le fournisseur de solution agit en tant que responsable de traitement

Les données à caractère personnel collectées par LE FOURNISSEUR DE SOLUTION agissant en qualité de responsable du Traitement sont, notamment, :

Les données de contact client ou utilisateur de la solution : telles que le nom, prénom, fonction, l'adresse e-mail, numéro de téléphone
Données sur votre entreprise, telles que la dénomination sociale de l’entreprise, son secteur d’activité, son adresse, son numéro BCE et son identifiant TVA
Identifiants de connexion des utilisateurs : login, mot de passe

Ces données et leur traitement sont plus amplement décrits au point 5 ci-dessous.

B. Traitements pour lesquels le fournisseur de solution agit en tant que sous-traitant du traitement

Un sous-traitant est la personne physique ou morale qui traite vos données à caractère personnel à la demande et pour le compte du responsable du traitement. Le sous-traitant est tenu d'assurer la sécurité et la confidentialité des données. Le sous-traitant agit toujours selon les instructions du responsable du traitement.

Des applications tierces peuvent être connectées à nos applications, selon votre configuration ou selon les services auxquels vous avez souscrit. Dans ces cas, vous êtes informé des données partagées et devez donner votre accord explicite sur la Politique de confidentialité ou de Protection de données du responsable de traitement.

C. Priorité

Le respect de votre vie privée est une priorité pour LE FOURNISSEUR DE SOLUTION

D. Principes et valeurs

Les principes suivants sont au cœur de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

Transparence et loyauté : lorsque nous collectons et traitons vos données à caractère personnelles, nous vous indiquons les personnes qui collectent et reçoivent ces données, ainsi que les raisons de cette collecte.
Légitimité : LE FOURNISSEUR DE SOLUTION ne collecte, ni ne traite les données à caractère personnel sans motif légitime. Lorsque la loi l'exige, nous vous demandons toujours votre consentement au préalable.
Finalité : nous n'utilisons vos données à caractère personnel qu'à des fins professionnelles pertinentes (par exemple, pour vous fournir des services, pour gérer nos relations avec nos clients et nous conformer à nos obligations légales). Nous n'utilisons jamais vos données à caractère personnel à des fins incompatibles avec les objectifs décrits dans la présente Politique de protection des données à caractère personnel ou qui vous sont communiqués ailleurs.
Nécessité et proportionnalité : nous ne collectons que les données à caractère personnel nécessaires au traitement des données, conformément à la présente Politique de protection des données à caractère personnel. Nous ne fournissons vos données à nos partenaires professionnels et à nos fournisseurs que dans la mesure nécessaire pour vous fournir nos services ou pour nous conformer à nos obligation contractuelles ou légales.

2. Quelles sont les activités concernées par la collecte des données ?

Cette Politique de traitement des données concerne toutes les sources de données collectées et traitées par LE FOURNISSEUR DE SOLUTION dans le cadre de ses différentes activités commerciales, notamment lors de la consultation de notre site Web, l’utilisation de notre site Web, lors de l’accès et l’utilisation de nos applications et solutions, en particulier lors de l’accès au site et à l’applicaton -Telefleet, IoTrack ou toute application personnalisée et en version web ou mobile.

Nous considérons que les informations vous concernant ou communiquées par vous vous appartiennent. Nous ne les utilisons qu'aux fins pour lesquelles vous nous les avez communiquées ou pour lesquelles nous les avons recueillies. Vous pouvez à tout moment, au moyen indiqué ci-dessous, nous donner ou nous retirer l'autorisation d'utiliser vos données.

3. De qui sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

La présente Politique de protection des données à caractère personnel s'applique à toutes les personnes dont nous traitons les données à caractère personnel, telles que nos clients, les clients de nos intégrateurs, les employés de ces clients, et de manière générale, de tous les utilisateurs de notre site Web et de nos applications.

Nous collectons et traitons également vos données à caractère personnel si vous êtes une personne autorisée par un client à bénéficier de l’utilisation d’un service LE FOURNISSEUR DE SOLUTION.

Nous pouvons également recevoir des données à caractère personnel vous concernant de la part de nos fournisseurs prestant des services dans le cadre de l'exécution de tout contrat.

4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons et traitons ?

Les données à caractère personnel sont toutes les informations qui permettent à LE FOURNISSEUR DE SOLUTION de vous identifier en tant que personne physique.

Les données à caractère personnel que nous collectons et que nous traitons peuvent inclure les catégories de données suivantes :

A. Données d’identification et coordonnées

Lorsque vous décidez de vous inscrire à nos services, de vous connecter à notre site Web ou à nos applications (mobiles ou non) ou encore de créer un compte client ou un compte utilisateur, lorsque vous nous envoyez un courrier électronique ou communiquez avec notre service client, vous nous fournissez certaines données à caractère personnel que nous collectons et traitons. Ces données comprennent votre nom, prénom, langue, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse IP, coordonnées de votre entreprise et vos données de facturation.

Nous obtenons vos données à caractère personnel directement auprès de vous lorsque vous vous inscrivez ou vous connectez à l’une de nos applications et que vous remplissez les champs qui requièrent certaines données à caractère personnel, rendant lesdites données immédiatement disponibles pour LE FOURNISSEUR DE SOLUTION.

Nous pouvons également obtenir vos données à caractère personnel par le biais de votre utilisation de nos services, de notre site Web ou de nos applications (mobiles ou non) ou, encore, lorsque vous êtes en contact avec notre service client.

B. Utilisations des fichiers cookies

Nous pouvons enregistrer certains détails concernant vos visites sur notre site Web ou nos applications (mobiles ou non), notamment mais sans s'y limiter, les données liées au trafic d’informations, les données de localisation, les weblogs et autres données portant sur la communication et les ressources auxquelles vous accédez.

Lorsque vous téléchargez, installez et utilisez nos applications mobiles, nous collectons automatiquement des informations sur le type d'appareil que vous utilisez, la version du système d'exploitation et l'identifiant de l'appareil (ou "UDID").

Lorsque vous utilisez nos servies, nous pouvons collecter des informations concernant votre ordinateur ou appareil de connexion, notamment l'adresse IP, le système d'exploitation ou le type de navigateur.

Ces informations sont recueillies pour assurer la bonne gestion et le bon fonctionnement de notre site Web et de nos applications (mobiles ou non).

LE FOURNISSEUR DE SOLUTION est également susceptible d'accéder à des informations déjà stockées dans votre terminal de communication électronique et d'y inscrire des informations. Notre solution software utilise exclusivement des traceurs nécessaires pour le fonctionnement de nos applications mobiles. Ces traceurs sont utilisés pour permettre et faciliter la navigation sur notre solution software notamment en mémorisant vos préférences de navigation définis au cours de votre session comme la langue / afficher les services dans la résolution d’écran/la feuille de style adaptée à vos équipements informatiques/ réaliser des statistiques anonymes de visites.

Ces traceurs ne peuvent pas, techniquement, être désactivés depuis la solution software. Vous pouvez néanmoins vous opposer à l'utilisation de ces traceurs, exclusivement en paramétrant votre navigateur internet et ce paramétrage dépend du navigateur que vous utilisez.

C. Données relatives à votre localisation, à l’utilisation d’un véhicule ou d’un véhicule dont vous êtes l’utilisateur, le conducteur ou le passager coordonnées

Lorsque vous créez un compte utilisateur et que vous activez la fonctionnalité de géolocalisation de votre véhicule, vous acceptez de fournir certaines informations, comme votre position GPS en temps réel, l’état d’un véhicule et son utilisation. Nous collectons et traitons ces informations, qui peuvent inclure, sans s'y limiter, le type de véhicule que vous utilisez, la position géographique du véhicule, les heures de départ et d’arrivée d’un trajet, les arrêts (et les temps d’arrêt) au cours d’un trajet, la distance que vous avez parcourue avec le véhicule ou encore les données GPS de vos trajets, le kilométrage du véhicule, la consommation de carburant, l’état de la batterie du véhicule, et toutes autres données techniques utiles au diagnostic technique de l’état d’un véhicule. Avec votre consentement, nous collectons et traitons également toutes les données relatives au comportement du conducteur du véhicule (accélération, décélération, vitesse). La nature précise des informations recueillies dépend aussi bien du type de consentement que vous nous donnez que de l'équipement (boitier) installé dans le véhicule.

Lorsque vous décidez d'utiliser notre site Web ou nos applications (mobiles ou non), vous pouvez décider si oui ou non l’application peut utiliser votre géolocalisation. Il est possible de désactiver l'option de géolocalisation dans les paramétrages de l’interface à tout moment. Cependant, lorsque vous souscrivez à certains de nos services ou nos applications, vous êtes tenu d'activer cette localisation afin que nous puissions exécuter les services souscrits.

5. Pour quelles finalités et dans quelles conditions vos données sont-elles traitées ?

LE FOURNISSEUR DE SOLUTION collecte, utilise et traite vos données à caractère personnel conformément au RGPD et à la Loi belge sur la protection de la vie privée de la manière décrite dans la présente Politique de protection des données.

LE FOURNISSEUR DE SOLUTION traite vos données à caractère personnel en fonction des fondements juridiques suivants, et selon le cas, comme détaillé ci-dessous:

l'exécution du contrat que vous ou votre employeur a conclu avec LE FOURNISSEUR DE SOLUTION ou de la préparation d’un contrat que vous avez l’intention de conclure avec LE FOURNISSEUR DE SOLUTION ;
votre consentement éclairé préalable, lorsqu’il est requis ;
le respect de nos obligations légales ;
les intérêts légitimes d'LE FOURNISSEUR DE SOLUTION ou d'un tiers, dans la mesure où ces droits l'emportent sur vos droits et libertés fondamentaux, tels que, le cas échéant, de détecter et prévenir le blanchiment d'argent, de conduire un audit préalable d’une contrepartie, vous fournir des informations utiles, etc.

A. Pour visiter notre site Web et utiliser nos applications

Vous pouvez visiter notre site Web et découvrir nos services sans avoir à nous fournir d'information personnelle.

Toutefois, l'utilisation de certains cookies est nécessaire pour naviguer sur notre site Web. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter notre politique en matière de cookies.

L’utilisation de fichiers cookies pour l’utilisation de nos applications (mobiles ou non) est détaillée ci-avant au point 4B.

B. Pour communiquer avec nous

Catégories de données : Nous traitons vos données d'identification et de contact.

Finalité : Nous traitons ces données lorsque vous nous contactez via le Site Web, par e-mail ou par tout autre moyen, afin de communiquer avec vous et répondre à vos questions.

Base légale : Le traitement de ces données est nécessaire pour répondre à vos questions et fournir le service demandé. Ces données sont donc essentielles à l'exécution de notre contrat ou de négociations précontractuelles. Sans elles, nous ne pouvons pas mener à bien nos services.

Durée de conservation : Vos données seront conservées pendant un an à compter du dernier contact si ces interactions n'ont donné lieu à aucun contrat/création d'un compte sur nos applications. Dans le cas contraire, ces données seront conservées pendant le délai légal de 10 ans à compter de la rupture de nos relations contractuelles, à des fins fiscales et comptables ainsi que pour des raisons de responsabilité.

Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous.

Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.

C. Pour offrir créer un compte sur nos applications, donner accès à nos services et réaliser nos services (notre contrat)

Catégories de données : Lors de la création d’un compte client les informations suivantes sont collectées : nom, prénom, raison sociale de l’entreprise, adresse postale, pays, numéro tva et/ou BCE, nom et prénom de la personne de contact, adresse email, numéro mobile, langue utilisée, timezone et ces mêmes données sur les utilisateurs et/ou des employés du client ou encore ces mêmes données concernant les sous-traitants du client.

Lors de la connexion à notre site Web ou à nos applications (mobiles ou non), nous traitons vos données d'identification, vos coordonnées, vos données de connexion, votre mot de passe, votre adresse IP, votre type d'appareil de connexion, la version de votre système d'exploitation, vos identifiants uniques (tel le nom d’utilisateur) et mots de passe.

Nous collectons également vos données de facturation.

Une fois votre compte créé ou chaque fois qu’un compte utilisateur sera créé, LE FOURNISSEUR DE SOLUTION traitera les données devant permettre l'utilisation de nos services via nos applications, à savoir : les données des véhicules, leurs affectations, les données relatives aux affectations des véhicules aux employés, en ce compris les données sur les employés et les autorisations

Les données d'identité, de véhicules et d'affectation sont obligatoires pour utiliser l'application et le refus de fournir ces données rendra impossible l'utilisation de nos services

Finalité : La création d'un compte sur l’une de nos applications vous permet d'accéder et de bénéficier de nos services.LE FOURNISSEUR DE SOLUTION est tenue de fournir les services auxquels a souscrit le client s’agissant de la délivrance des services de géolocalisation, de fleet management, d’optimisation de planning ou encore d’eco-conduite.

Base légale : Le traitement de ces données est nécessaire à la fourniture des services demandés. Ces données sont donc essentielles à l'exécution de notre contrat. Sans elles, nous ne pourrions pas mener à bien nos services.

Durée de conservation : Vos données seront conservées pendant 10 ans à compter de la dernière connexion à notre application.

Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre hébergeur et notre fournisseur d'outils de gestion de la relation client.

Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.

D. Pour offrir des services de géolocalisation, de fleet management, d’optimisation de planning et d’éco-conduite

Catégorie de données :

Une fois votre compte créé et avec votre consentement, LE FOURNISSEUR DE SOLUTION traitera vos données, telles que les données de géolocalisation pour vous permettre l'utilisation de nos services via nos applications.

Nos services consistent, entre autres, à mettre à la disposition des applications de gestion de flotte de véhicule (dont la création de liste de points de passage, la planification et envoi de tâches, l’assignation à des employés, le relevé des prestations réelles), de contrôle de conduite (programme de conduite écologique ou de sécurité), et de disposer et/ou réaliser des rapports de flotte liés à l'utilisation de véhicules (consommation de carburant, historique des accidents, ...). Ces données sont également détaillées au point 4C.

Finalité : le partage de ces données vous permet d'accéder et de bénéficier de nos services. LE FOURNISSEUR DE SOLUTION est tenue de fournir les services auxquels a souscrit le client s’agissant de la délivrance des services de géolocalisation, de fleet management, d’optimisation de planning ou encore d’eco-conduite.

Et plus spécifiquement :

Finalité principale : Afficher les données collectées sur le terrain dans nos applications web et mobiles et accéder à l'information de terrain des unités mobiles

Sous-finalité 1 : Geoloc : géolocaliser des véhicules, objets, personnes (liste des véhicules, personnes, comparaison d'activité, activité de localisation détaillées, consommations, positions du véhicule, vitesse …)

Sous- finalité 2 : récolter des informations d'activité d'une entité sans info de géolocalisation

Sous-finalité 3 : Worktime : suivi des mobilités et prestations, gestion des activités distantes, communication avec les équipes de terrain

Sous-finalité 4 : Eco-drive : suivre la consommation de carburant, arrêt moteur tournant, les kilométrages réels parcourus, les émissions de CO2, les comportements de conduite

Sous-finalité 5 : Maintenance : Maintenance avancée et gestion de parc augmentée (enregistrement des données électroniques du véhicule pour des fonctionnalités de diagnostic et de maintenance)

Sous-finalité 6 : Alarms : paramétrisation de capteurs sur indicateurs (service, diagnostic, batterie, démarrage non autorisé, niveau de carburant)

Sous-finalité 7 : Reporting : générer des rapports, afficher des tableaux de bord pour obtenir une vision synthétique des données mesurables par unités (véhicules et personnes)

Sous-finalité 8 : Eco-training : analyser les trajets et les comportements de conduite des conducteurs de véhicule (consommation, confort, freinage)

Sous-finalité 9 : Equipement : géolocaliser des objets et du matériel (liste des équipements, association à des points d'intérêt ou véhicules)

Base légale : nous collectons et traitons ces données sur la base de votre consentement explicite. Celui-ci peut être retiré à tout moment. En retirant votre consentement, l'utilisation de ces services sera rendue impossible.

Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous et notamment notre hébergeur et notre fournisseur d'outils de gestion de flotte.

Durée de conservation : Vos données seront conservées comme indiqué dans le tableau qui suit

Conservation des données

E. Empêcher l'utilisation de nos services par des utilisateurs indésirables

Catégories de données : Nous traitons vos données d'identification et de contact pour empêcher la création d'un compte par un utilisateur indésirable.

Finalité : Nous traiterons vos données pour vérifier que vous respectez nos conditions générales.

Base légale : Le traitement de ces données est basé sur l'intérêt légitime de LE FOURNISSEUR DE SOLUTION à prévenir l'utilisation frauduleuse de nos services, à protéger nos propres droits, nos employés et ce afin que nous puissions continuer à offrir nos services aux utilisateurs respectueux des règles.

Vos intérêts et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur nos intérêts légitimes. Toutefois, vous pouvez toujours exercer votre droit d'opposition (cf. Point 9 ci-dessous de la présente Politique de protection des données), à tout moment et gratuitement, si vous estimez que vos droits prévalent sur nos intérêts légitimes.

Durée de conservation : Vos données seront conservées pendant la durée durant laquelle vous perdez l'accès aux services de LE FOURNISSEUR DE SOLUTION.

En cas de litige, ces données sont conservées jusqu'à la fin du litige.

Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre hébergeur.

Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.

F. Données collectées dans le cadre de l’application Checkin@Work,

Catégories de données : Dans le cadre de l’utilisation de l’application Checkin@Work, nous collectons les informations sur votre entreprise, telles que le nom de l'entreprise, son adresse, l’ID de votre secrétariat social, de même que les informations de contact de vos employés, leur statut associé actif (CAW), le statut journal des parts, la date extrême de validité, la nationalité du travailleur étranger, le document A1, la date échéance A1, le NISS / Limosa, Limona, l’adresse du domicile de l’employé.

Base légale : La collecte et le traitement de ces données se font sur la base de votre consentement explicite. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. En retirant votre consentement, l'utilisation de ces services sera rendue impossible.

Durée de conservation : Vos données seront conservées pendant 5 ans à compter de la dernière connexion à notre application, à des fins fiscales et comptables ainsi que pour des raisons de responsabilité. Ces données sont conservées sous format brut et ne sont pas interfacées.

Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous. Nous pouvons également transmettre vos données à caractère personnel à d’autres parties tierces qui les traitent pour leurs finalités propres (en tant que responsables de traitement distincts d’LE FOURNISSEUR DE SOLUTION), telles que les autorités publiques compétentes, en cas de demande relative à de possibles infractions commises en lien avec l’usage de nos applications.

G. Gestion de notre relation contractuelle

Catégories de données : Nous traitons vos données d'identification et de contact, mais aussi vos données de facturation.

Finalité : Vos données sont utilisées à des fins de facturation et de récupération de créance, ou pour vous informer des modifications apportées au contrat ou à la Politique de protection des données (y compris les nouvelles finalités).

Base légale : Le traitement de ces données est nécessaire à la fourniture du service demandé. Ces données sont donc essentielles à l'exécution de notre contrat. Sans elles, nous ne pouvons pas mener à bien ni le contrat qui nous lie ni notre mission.

Durée de conservation : Vos données seront conservées pendant 10 ans à compter de votre dernière connexion à l’un de nos applications, à des fins fiscales et comptables ainsi que pour des raisons de responsabilité.

Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notre solution de comptabilité et notre solution de recouvrement de créances.

Les données sont transmises aux autorités fiscales et à notre comptable ou service de recouvrement. Elles peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice en cas de litige.

H. Promouvoir nos services

Catégories de données : Nous traitons vos données de contact (adresse e-mail) ainsi que des données relatives à l'utilisation de nos applications ou notre site Web.

Finalité : Nous traitons ces données pour vous informer sur les services de LE FOURNISSEUR DE SOLUTION et ainsi vous tenir informé de nos fonctionnalités, services et actualités.

Base juridique : Le traitement de vos données à caractère personnel à des fins de distribution de notre newsletter et de nos activités de marketing est basé sur nos intérêts légitimes (et, en partie, nous pensons, sur les intérêts de l'utilisateur). L'utilisateur peut ainsi rester informé des événements, produits et services à venir de LE FOURNISSEUR DE SOLUTION et des améliorations que nous apportons.

Durée de conservation : Nous conservons vos données de contact à cette fin jusqu'à ce que vous nous demandiez d'arrêter, mais en tout état de cause pas plus de 5 ans après la dernière interaction avec LE FOURNISSEUR DE SOLUTION.

Vous pouvez à tout moment nous informer que vous ne souhaitez plus recevoir de publicités ou newsletter. Il vous suffit de nous envoyer un e-mail via le formulaire de contact dans dans l'application : Menu > Paramètres > Contact ou de cliquer sur le lien de désinscription figurant au bas de toute communication électronique que nous vous envoyons à cette fin.

Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre hébergeur, notre fournisseur d'outils de gestion de la relation client, notre fournisseur de services d'emailing, nos solutions d'analyse et nos créateurs de formulaires de feedback.

Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.

I. Pour vous permettre d'exercer vos droits

Catégories de données : Nous traitons vos nom, prénom, demande et la preuve de l'action entreprise par LE FOURNISSEUR DE SOLUTION suite à la demande.

Finalités : Lorsque vous exercez les droits qui vous sont conférés par le RGPD et décrits dans la présente Politique de protection des données (droit d'accès, de rectification, etc.), nous conservons les données strictement nécessaires pour prouver que nous avons bien pris les mesures utiles.

Base légale : La conservation de ces données découle de l'obligation légale imposée par l'article 5.2 du RGPD, à savoir le devoir d'accountability.

Durée de conservation : Vos données sont conservées aussi longtemps que notre responsabilité pourrait être engagée en cas de non-respect des demandes d’exercice des droits, c'est-à-dire au maximum 10 ans après votre dernière interaction avec LE FOURNISSEUR DE SOLUTION.

Destinataires : Ces données ne sont transmises à aucun destinataire autre que l'autorité de protection des données et notre hébergeur.

Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.

J. Améliorer nos services

Catégories de données : Nous traitons les données relatives à votre utilisation de nos applications et de nos services, y compris les informations statistiques sur la localisation des utilisateurs qui ont téléchargé ou ouvert une application mobile ou non. Si vous utilisez notre application mobile, nous pouvons recueillir votre position GPS. Nous pouvons également regarder à quelle fréquence vous utilisez l'application et où vous l'avez téléchargée.

Ces données seront traitées dans un format agrégé et resteront anonymes. Ce traitement nous aidera à mieux comprendre les besoins de nos utilisateurs et à améliorer nos services.

Finalité : Le traitement d'informations statistiques sur l'utilisation de nos applications et de nos services nous permet d'améliorer nos services.

Base juridique : Ce traitement est justifié par l'intérêt légitime de LE FOURNISSEUR DE SOLUTION à améliorer l'efficacité de ses services. La personne concernée est informée de ce traitement et peut s'y opposer.

Durée de conservation : Les données statistiques ne sont conservées que sous forme anonyme. Aucune durée de conservation spécifique ne s'applique.

Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre hébergeur, notre fournisseur de solutions d'analyse et notre créateur de formulaires de feedback.

Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.

6. A qui pouvons-nous transmettre vos données à caractère personnel ?

Pour offrir nos services, nous avons parfois besoin de faire appel à des partenaires ou des entités de traitement aux fins décrites ci-dessus.

Nous limitons le partage de vos données à caractère personnel aux catégories suivantes de destinataires :

Vos données à caractère personnel peuvent être traitées par :

les services internes du FOURNISSEUR DE SOLUTION tels que le département service clients / qualité, le département marketing, le service Informatique et les services support technique et maintenance ;
par notre client (votre employeur, le cas échéant),les administrateurs de votre entreprise et les utilisateurs autorisés selon les permissions d’accès accordées ;
par notre intégrateur – revendeur de solutions ;
nos partenaires et sous-traitants (notamment, de solutions logicielles (ERP, CRM et logiciels de gestion automobile) ;
notre hébergeur externe ;
notre fournisseur d’outils de gestion de la relation client (CRM) ;
notre fournisseur de solutions comptables ;
notre fournisseur de solutions de recouvrement de créances ;
notre fournisseur de services d'e-mailing ;
notre prestataire de création de formulaires de feedback ;

Ces prestataires de services traitent les données aux fins strictement nécessaires pour se conformer aux instructions que nous leur envoyons. Ils agissent à cet égard en tant que sous-traitants. Afin d'assurer une protection optimale des données à caractère personnel de nos clients, nous avons pris les dispositions contractuelles nécessaires avec ces sous-traitants pour nous assurer qu'ils appliquent les normes les plus strictes en matière de protection de la vie privée. En tout état de cause, ces sous-traitants sont tenus de garantir la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel. Par conséquent, un accord de sous-traitance est systématiquement signé conformément à l'article 28 du RGPD.

Dans le cas où le LE FOURNISSEUR DE SOLUTION passe par une transition d'entreprise, telle qu'une fusion ou une acquisition par une autre société, ou la vente de tout ou partie de ses actifs, votre compte utilisateur et vos données à caractère personnel feront probablement partie des actifs transférés. Vous serez averti via une notification visible sur notre site Web et nos applications de tout changement de propriété ou de contrôle.

7. Comment vos données à caractère personnel sont-elles protégées ?

LE FOURNISSEUR DE SOLUTION protège la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données à caractère personnel. Nous utilisons diverses mesures de sécurité technologiques, organisationnelles, contractuelles et procédurales afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l'utilisation abusive, l'altération ou la destruction, y compris le cryptage et les mesures de contrôle d'accès logique et physique.

Les locaux où se trouvent les ordinateurs et les serveurs contenant les logiciels et les données sont physiquement protégés. Cette protection consiste en une gestion électronique et centralisée des entrées, un système d’alarme, un système de refroidissement et des dispositifs de protection contre les pannes de courant et les incendies. Des moyens de sauvegarde redondants nous permettent, en tout temps, d’assurer la continuité de nos services, sans interruption ni perte de données. Nous disposons d’un plan de protection logique basé sur :

un pare-feu interne, un serveur proxy et logiciel antivirus ;
une gestion formalisée des droits d’accès basée sur les rôles et les responsabilités, tant pour les utilisateurs internes que pour les sous-traitants.

Nous gérons les modifications apportées à nos applications par un logiciel de planification, des environnements distincts de développement, d’acceptation et de production.

Des dispositions relatives au secret professionnel et à la protection de la vie privée sont reprises dans nos contrats, nos conventions, notre règlement de travail et nos autres documents, afin de sensibiliser nos clients, nos fournisseurs et sous-traitants, et nos collaborateurs.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous vous en informerons dans les 72 heures conformément à l'article 34 du RGPD.

8. Où sont stockées vos données à caractère personnel ?

Vos données sont principalement stockées sur des serveurs situés dans l'Espace économique européen.

Si nécessaire, dans certaines circonstances, vos données peuvent être transférées vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen. Dans ce cas, nous veillerons à ce que les destinataires soient tenus de respecter les mêmes normes de protection des données que dans l'UE au moyen de clauses contractuelles types telles qu'éditées par la Commission européenne, avec des mesures de sécurité supplémentaires si nécessaire.

9. Données dashcam

Il est possible que LE FOURNISSEUR DE SOLUTION soit mandatée par son client ou par un utilisateur de l’une de ses applications à traiter des données recueillies par dashcam embarquée. Dans ce cas, LE FOURNISSEUR DE SOLUTION n’agit pas en tant que responsable du traitement.

Il appartient exclusivement au client ou l’utilisateur qui demande ce service à LE FOURNISSEUR DE SOLUTION de définir la politique de confidentialité de traitement des données à caractère personnel à laquelle LE FOURNISSEUR DE SOLUTION s’engage (si elle est légale) à respecter en qualité de sous-traitant de données et exclusivement en cette qualité.

A toutes fins utiles, LE FOURNISSEUR DE SOLUTION rappelle que pour que le traitement des données soit licite, il est nécessaire d'identifier son fondement légal. En matière d'utilisation de dashcam, les fondements légaux peuvent être :

le consentement explicite ;
la réalisation d’un intérêt légitime ;

La dashcam ne peut être utilisée que lorsque les objectifs de son installation sont clairement définis.

Par ailleurs, son utilisation doit donc être adéquate, pertinente et nécessaire au regard de la finalité poursuivie.

Il est généralement considéré que lorsque la finalité vise le contrôle d’un travailleur, un contrôle permanent constitue une intrusion disproportionnée dans la vie privée du travailleur.

A noter que si l'utilisation d'une dashcam remplit les conditions pour être considérée comme l'introduction d'une nouvelle technologie au sens de la CCT n°39, une information et une concertation du conseil d'entreprise seront nécessaires.

Par ailleurs, la loi caméras trouve à s'appliquer dans certains cas.

10. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de plusieurs droits concernant les données à caractère personnel que nous traitons.

En particulier :

Droit à l'information : vous avez le droit d'obtenir des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel. Ainsi, vous avez le droit de connaître les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel concernées, les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel sont transmises, les critères utilisés pour déterminer la durée de conservation des données, et les droits que vous pouvez exercer sur vos données à caractère personnel. Ce droit est exercé par le biais du présent document. Si les données traitées incluent les données de votre personnel, vous vous engagez à leur communiquer ce document.
Droit d'accès : vous avez le droit d'accéder à vos données à caractère personnel et d'en recevoir une copie ;
Droit de rectification : vous avez le droit de nous demander de mettre à jour ou de corriger vos données à caractère personnel, si vous pensez qu'elles sont incorrectes ou incomplètes ;
Droit à l'effacement : vous avez le droit de nous demander d'effacer vos données à caractère personnel, ou de limiter la façon dont nous utilisons ces données, si vous pensez que nous n'avons pas (ou plus) de base légale pour les traiter ;
Droit de retirer votre consentement : vous avez le droit de révoquer votre consentement concernant le traitement de vos données à caractère personnel basé sur ce consentement (dans la mesure où le traitement est basé sur votre consentement). Le retrait de votre consentement peut avoir un impact sur l’utilisation de nos applications.
Droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel sous une forme structurée, conventionnelle et lisible par machine et de les transmettre à une autre partie ;
Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement des données à caractère personnel pour lequel nous utilisons les intérêts légitimes comme base juridique, à moins que nous n'ayons des raisons impérieuses et justifiées pour le traitement ;
Droit à la limitation : vous avez le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances énumérées à l'article 18 du RGPD.
Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée: nos applications n'effectuent pas de prise de décision automatisée ni de profilage ayant des effets juridiques.

Les modalités d’accès, de partage et de portabilité des données générées par nos services sont définies dans une annexe contractuelle spécifique relative au Règlement (UE) 2023/2854 (“Data Act”)

Pour plus d'informations sur vos droits : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/vie-privee/quels-sont-mes-droits-

Vous pouvez exercer vos droits :Directement dans l'application : Menu > Paramètres > Contact

En outre, si vous pensez que LE FOURNISSEUR DE SOLUTION n'a pas agi conformément à la législation concernant le traitement des données à caractère personnel, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données (Autorité de protection des données, rue de la Presse, 35, 1000, Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be).

11. Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de protection des données, vous pouvez nous contacter :

Directement dans l'application : Menu > Paramètres > Contact

12. Modifications de la présente Politique de protection des données

Nous pouvons modifier cette Politique de protection des données à tout moment. Afin de vous tenir informé de la dernière modification de cette Politique de protection des données, nous adapterons la date de révision à chaque fois qu'elle sera modifiée. La Politique de protection des données modifiée entrera en vigueur à partir de cette date.

Veuillez consulter régulièrement cette page pour vous tenir informé des modifications et/ou ajouts. a version la plus récente est toujours disponible dans : Menu > préférences >Infos légales.

Nous vous informerons également de manière proactive des modifications importantes apportées à la Politique de protection des données, par courrier électronique ou par le biais d'une fenêtre contextuelle sur notre application et sur notre site Web.

13. Sites tiers

Notre site web contient des hyperliens vers des sites web de tiers et des informations les concernant. Nous n'avons aucun contrôle sur ces sites et ne sommes pas responsables de leur politique de protection des données, que nous vous invitons à consulter.

14. Droit applicable et tribunaux compétents

La présente Politique de protection des données est régie et interprétée conformément à la législation belge exclusivement, applicable à tout litige éventuel.

En cas de litige, les parties tenteront de le résoudre à l'amiable. En cas d'échec de la résolution à l'amiable, les tribunaux compétents seront les tribunaux belges, soit du lieu de résidence de la personne concernée, soit les tribunaux de Namur